פקס: 077-5271901
זמני פעילות:
ימים א׳-ה׳ בין 9:00-18:00
במאמר הבא נסביר מדוע יש צורך בכל עסק במערכת לניהול פרויקטים, נבין את ההיררכיה בניהול הפרויקט ואת השפעתה על הצלחתו.
בנוסף, נבין את השימוש הנכון בניהול תהליכים בתוך הפרויקט ומדוע כל כך חשוב להשתמש במערכת ניהול פרויקטים עם ריבוי משימות.
מדוע לכל עסק יש צורך במערכת ניהול פרויקטים?
בכל עסק, מעבר לעבודה השוטפת ישנם פרויקטים רבים הכוללים משימות, תהליכים, הצבת יעדים ומטרות.
על מנת שנוכל לעמוד במטרות שהצבנו, נצטרך לארגן את הכול ולסדר בצורה כזו שכל אחד בעסק או בארגון ידע את משימתו וכן גם את המשימות של חבריו לעבודה, על מנת שכולם יוכלו לעמוד בזמנים שהציבו להם ולהיות חשופים בכל זמן נתון לשלבי הפרויקט, כך גם בעל העסק חשוף גם הוא להתקדמות.
הבנת ההיררכיה בתוכנה לניהול פרויקטים
מערכת ניהול פרויקטים מאפשרת “לפרק” את הפרויקט לשלבים, לחלק לעובדים משימות (כל אחד בתחומו) ולבצע מעקב שוטף של התקדמות הפרויקט. נוכל לדעת לדוגמה:
- מי מטפל במה?
- מה עושה כל עובד (חלוקה למשימות)
- האם ישנה תקשורת בין העובדים הקשורים בפרויקט
- זמני עבודה לכל שלב בתהליך ויעדים
- בדיקה או צפייה של כשל באחד התהליכים / השלבים וגיבויו – כך לא נכשיל את כל הפרויקט כולו
- הפקת דוחות ומבט כולל
הצלחתו של הפרויקט תלויה מאוד בסידור שלבי התהליך ולכן יש לחלק את התפקידים השונים לגורמים רלוונטיים בצורה נכונה, כך למשל נבנה פרויקט של בנית אתר אינטרנט.
חלוקת משימות לעובדים:
- מעצב/ת גרפי – שיחה עם הלקוח והבנת הצורך + זמן עיצוב האתר
- בונה אתר – זמן בניית האתר בהתאם למה שעוצב ע”י המעצב/ת
- תכנת – עבודה מול בונה האתר והוספת קודים רלוונטיים
- כתיבת תוכן – עבודה מול הלקוח ומול מקדמי ה SEO, הבנת הטקסטים וזמן כתיבה
ע”י מערכת ניהול פרויקטים העובדים חשופים לזמני האחר ולהתקדמות השלב בו נמצא הפרויקט, כדי שיוכלו גם הם לתכנן את הזמן שלהם לסיום פרויקט אחר.
בכל חלק מהתהליך יהיה בעל העסק חשוף לשלבים ולתת דעת במידת הצורך.
המעצבים יודעים כמה זמן יש להם לספק עיצוב אתר מוגמר, בוני האתר יודעים מתי הוא צריך לסיים פרויקט ולהתחיל חדש ולאחר מכן מקבל את כל הערות של המעצבת במערכת ניהול הפרויקטים, כך גם התכנת ואיש כתיבת התוכן.
חשוב לציין שבעל העסק חשוף תמיד לכל שלבי התהליך וכך יכול לנהל את זמני הפרויקט בצורה טובה הרבה יותר.
מערכת לניהול פרויקטים מאפשרת לכל המערבים בפרויקט להיות חשופים לכל התהליכים, כולם מבינים את תקפידם, לכולם יש לו”ז מסודר שמתחשב בזמן של שאר המשתתפים בפרויקט וכך גם מנהל הפרויקט יוכל לקבל תמונת מצב בכל רגע נתון ולעדכן את הלקוח.
אחרי שסימנו פרויקט, ניתן גם להפיק דוחות, להסיק מסקנות וכמובן לרכוש ניסיון לפרויקט הבא.
נוכל לדעת לעבור ולבדוק את היסטורית התהליכים השונים, אולי יש משהו שהיינו משנים כדי לסיים את הפרויקט מהר יותר, האם כל המשתתפים בפרויקט רלוונטיים? אולי צריך לעבוד בצורה שונה ועוד.
בנית שלבי הפרויקט וחיבורם למערכת ניהול פרויקטים
שלב היייזום
בעצם הרעיון הראשוני שבעזרתו נבין אם אנחנו בכלל צריכים לפתוח פרויקט, כאשר בשלב זה נגדיר את המטרות העסקיות , לוחות זמנים, זיהוי צורך, יעדים, פתרונות ועוד.
יש לציין שחלק זה הוא החשוב ביותר, אם יתגלה טעות בשלב זה, ייתכן שזה יכשיל את כל הפרויקט.
שלב התכנון
עוד שלב מאוד חשוב הוא תכנון נכון, תכנון נכון יוביל לעמידה ביעדים, בזמנים ובאיכות הפרויקט.
יש לבנות תכנית או תוכניות עבודה מסודרות, משימות לביצוע, סדר משימות, תכנון עלויות, כוח אדם, ניהול סיכונים, רכש, אינטגרציה ועוד.
שלב הביצוע
בשלב זה נפעיל אנשים ומשאבים שונים לפי תוכניות העבודה שיצרנו בשלב התכנון.
שימוש בתוכנה לניהול פרויקטים תוכל לעזור לכם ליצור תקשורת וסדר בין כל המעורבים ותביא להשגת היעדים השונים.
איך תדעו אם מערכת ניהול פרויקטים מתאימה לכם והאם אתם זקוקים לאחת כזו?
- כדי לדעת אם מערכת לניהול פרויקטים מתאימה לעסק שלכם, תצטרכו לענות על מספר שאלות:
- איך אתם מנהלים היום את הפרויקטים בעסק או בארגון?
- האם אתם מרוצים מהדרך בה אתכם מנהלים היום את הפרויקטים?
- האם העסק מוכן לעבודה בענן ויודע לעבוד עם פלטפורמות מכל מקום ובכל זמן?
- האם לפי המצב היום אתם יודעים לשלוף כל מידע עדכני על הפרויקטים בארגון?
- האם סדר התהליכים בעסק שלכם כיום מתנהל בצורה מסודרת וכל אחד יודע את תפקידו ואת תפקידו של האחר בפרויקט?
- האם ישנה תקשורת תמידית בין כל חברי הצוות המנהלים את הפרויקט?
- האם שום חלק בתהליך לא נופל בין הכיסאות?
- האם בסופו של כל פרויקט ניתן להפיק דוחות וללמוד על הפרויקט או על הלקוחות שלנו?
אם עניתם לפחות לחלק מהשאלות הללו, תגלו אם מערכת לניהול פרויקטים מתאימה לכם וגם קיבלתם רמז לאיזה חלק להתייחס ברגע שתתחילו.
מערכת ניהול פרויקטים של פרונטאסק
מערכת לניהול פרויקטים יתרונות רבים וניתן להשתמש בה על מנת לשפר את היעדים והמטרות שלנו.
לכל עסק ישנן אמנם מטרות שונות, אך בכל עסק סדר פעולות הביצוע חשוב מאוד ואף יקבע אם הפרויקט יצליח לעמוד ביעדים או לא.
בפרונטסק CRM נבין תחילה את סוגי הפרויקטים בעסק ונבחן את צרכי הלקוח, לאחר מכן נעזור ונלווה אתכם בתהליך בניית הפרויקטים השונים, מרגע האפיון ועד לשלב הביצוע.
לשיחת יעוץ וקבלת מידע אודות מערכת CRM לניהול פרויקטים, צרו קשר עוד היום.
אם כבר תוכנה לניהול פרויקטים, מוזמנים להתרשם עוד ממגוון שירותינו:
